p>La collecte des exigences opérationnelles est une étape de la résolution d’un problème qui survient après qu’un problème potentiel a été identifié, mais avant qu’une solution soit élaborée. Son but est de recueillir, de résumer et de communiquer des faits sur les conditions existantes. Ces faits sont ensuite utilisés pour mieux définir, quantifier et projeter les conséquences et l’impact du maintien du statu quo.
Rassemblez l’équipe. Étant donné que les besoins de gestion se concentrent sur un projet particulier, vous pouvez organiser des réunions avec les personnes concernées du projet. L’équipe sera composée de personnes jouant divers rôles associés aux éléments touchés par le problème ou qui l’affectent. Vous devrez peut-être vous réunir plus d’une fois pour recueillir! l’information dont vous avez besoin.
Établir le processus. Le processus existant pour fabriquer des produits ou fournir des services à vos clients doit être établi. Évidemment, les processus seront établis par des départements entiers qui travailleront ensemble pour trouver la solution. Cependant, c’est à vous de définir le processus dans les exigences de l’entreprise. Identifier comment les processus étudiés affectent le problème, que ce soit comme cause ou comme conséquence. Étudiez le processus en :
Créez un budget. Chaque projet doit avoir un budget. Le budget sera établi sur la base d’estimations avec le service comptable. Discutez des chiffres avec le service de la comptabilité pour déterminer quel sera le budget de chaque partie du projet.
Documenter la portée du produit ou du service. Élaborer une description détaillée de ce que sera le produit ou le service. Vous pouvez travailler avec l’équipe de conception pour ! arriver à cette description. Il devrait comprendre les produi! ts livrables, les ressources, le calendrier et les coûts.
Effectuez les révisions nécessaires. Si vous avez besoin de faire des révisions, modifiez le document. Une fois les révisions apportées, vous devez les envoyer de nouveau, en veillant à mettre en évidence les différences afin que vos lecteurs n’aient pas besoin de relire le document en entier.
Aborder tous les aspects du problème. En d’autres termes, l’énoncé du problème doit bien sûr porter sur la nature du problème, mais il doit également porter sur les personnes touchées, l’endroit où il se produit et le moment où il se produit. Il devrait également traiter de ce que le problème affecte, en plus des personnes. Rappelez-vous que l’équipe n’identifie pas les problèmes, mais les causes, les conséquences et les effets de l’énoncé du problème tel qu’élaboré précédemment.
Soyez concis. Il n’est pas nécessaire que cette déclaration fasse des pages. Il p! eut s’agir d’un paragraphe ou deux, car il ne fait qu’exprimer le problème. En fait, l’essentiel du problème devrait pouvoir être exprimé en une seule phrase.
Présentez votre rapport au commanditaire. Créez une présentation et du matériel de présentation pour que vous puissiez montrer vos résultats au commanditaire. Si un rapport oral est nécessaire, préparez-vous à cette réunion en examinant vos conclusions.
Établir les produits livrables. Dans un projet de collecte de données, votre seul livrable est un rapport sur la situation actuelle avec les tendances passées et les conséquences prévues si le statu quo persiste. Si le problème d’affaires donné à l’équipe demande des données sur les solutions projetées, celles-ci seront également incluses dans vos livrables.
Tirez l’information dans un rapport. Une fois que vous avez rassemblé l’information pour chaque partie et que vous l’avez rédigée, vous devez rassemb! ler le tout dans un seul grand rapport. Divisez-le en processus et sous! -processus majeurs pour qu’il soit facile à lire. Dans la mesure du possible, utilisez des images pour clarifier votre compréhension. De plus, assurez-vous d’être aussi concis que possible, car de nombreuses personnes devront lire ce rapport.
Établissez un calendrier. Définir les jalons et la séquence des tâches. Cette partie est autre chose que vous pourriez faire en petit groupe ou en équipe. Essentiellement, vous voulez savoir quand certaines parties du projet se produiront. Basez vos estimations sur le temps que ces types de projets ont pris dans le passé. Cela signifie également qu’il faut définir quand le projet commencera et quand il prendra fin.
Élaborer un plan de projet pour compléter le projet de collecte de données. Cela devrait inclure une définition des rôles, des responsabilités et des pouvoirs impliqués dans le projet de collecte de données. Indiquer clairement les ministères concernés et les données à recueillir et Ã! analyser. Avant d’aller de l’avant, assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde et engagés envers le plan et son succès éventuel.
Définir exactement ce qui devra se passer. Pour mener à bien ce projet, vous devrez définir exactement ce que l’entreprise doit faire. Par exemple, si le problème est que les coûts d’un produit sont trop élevés, les domaines couverts comprendront les achats, la production, l’emballage, l’expédition et la comptabilité, entre autres, pour déterminer les tendances actuelles et passées des coûts des matériaux, des cycles de production et des coûts.
Consultez les membres de votre équipe. Confirmez vos constatations auprès des membres de l’équipe et des sources du service. Cette étape est une vérification de contrôle de la qualité pour s’assurer que rien n’a été omis ou déformé. Demandez s’il y a lieu d’apporter des révisions.
Travailler avec! les autorités nécessaires. Pour cette partie du projet, vous devez t! ravailler avec les chefs de plusieurs départements pour décider de ce qui est approprié à la demande de livrables. Établir une façon de travailler avec les autorités et les processus nécessaires pour recueillir l’information. Habituellement, les gestionnaires des ministères hésitent à donner accès à ceux de l’extérieur, de sorte qu’une autorisation et un accès convenus sont nécessaires dès le départ.
Résumez vos conclusions. Rédigez un bref résumé de vos principales constatations afin qu’elles soient faciles à comprendre par les lecteurs. Dans la plupart des cas, le résumé ne devrait pas dépasser deux pages. Assurez-vous d’inclure des références ou des liens si vous avez créé un rapport électronique.
Analyser le problème identifié. Avant de recueillir les exigences commerciales, l’entreprise a besoin de se concentrer sur un problème. Une fois qu’un problème est identifié, l’entreprise, à son tour, cherche la s! olution optimale pour résoudre le problème. Les exigences opérationnelles fournissent un aperçu de la justification du projet et les détails nécessaires pour déterminer la solution optimale.
Réduire les idées. Une fois que vous avez fait un remue-méninges, il est temps de réduire la portée de votre solution. Discutez des solutions qui vous semblent les meilleures. En gros, vous allez décider ce que votre entreprise va faire pour résoudre le problème. Vous avez peut-être décidé de revenir à certains de vos modèles originaux avec quelques mises à jour.
Quantifier les éléments de processus. Votre analyse de processus montre comment chaque étape va affecter une autre étape. Par conséquent, le processus de votre projet ne devrait pas être automatisé tant que vous n’avez pas une compréhension complète du processus grâce à une analyse. Inclure une explication des intrants et des extrants avec les comptages physiques, le temps de cycle ! et d’autres données pertinentes. Notez en particulier quand le proce! ssus passe d’un ministère à l’autre, car c’est souvent la source de la plus grande inefficacité.
Créez un organigramme de processus. Une façon d’illustrer le processus est d’utiliser un organigramme. Vous utilisez des formes pour chaque étape du processus à l’aide de flèches pour montrer comment le produit ou le service se déplace. Il s’agit essentiellement d’une carte du fonctionnement du processus. Il peut montrer où des problèmes peuvent survenir avec le processus si le produit finit par se retrouver avec des goulots d’étranglement dans une certaine zone.
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